Durante ogni spedizione o qualsiasi altra trasferta lavorativa, le spese carburante del camion sono sempre a carico dell’azienda, a parte in casi specifici anticipatamente concordati tra le parti. Molto spesso, ad esempio, capita che l’autotrasportatore anticipi l’importo speso, per poi essere rimborsato nella sua totalità dall’impresa. E se anni fa esistevano le cosiddette schede carburante, oggi la tecnologia ci ha donato la più nuova e affidabile scheda carburante elettronica. Uno strumento essenziale per ogni camionista professionista, utile per poter pagare il carburante senza anticipare nessuna somma.
Ma quali sono i vantaggi di una scheda carburante elettronica? Quando è diventata obbligatoria per legge?
Prima di rispondere a queste due domande, ce n’è un’altra fondamentale nella quale soffermarsi.
Ovvero.
Cos’è la scheda carburante elettronica?
Come anticipato in apertura, la scheda carburante elettronica, conosciuta anche come carta carburante elettronica, permette all’autotrasportatore di pagare gli importi dei rifornimenti senza anticipare alcuna somma. Nel dettaglio, essa è stata introdotta subito dopo le nuove norme riguardanti la fatturazione elettronica. Una soluzione che racchiude in sé innumerevoli vantaggi – dopo li vedremo nel dettaglio -, sia per le aziende di autotrasporto che per i suoi dipendenti.
Senza troppi giri di parole, la scheda carburante aziendale elettronica non è altro che una carta di credito, di debito o una prepagata che l’impresa consegna ai propri dipendenti per poter affrontare le spese carburante delle proprie trasferte lavorative.
In questo modo, gli operatori possono adeguarsi alla normativa in vigore, utilizzando la fatturazione elettronica e abbandonando le vecchie schede carburante cartacee. Non solo. Le carte carburante permettono anche di detrarre l’IVA dalle stesse spese, siano essere relative a diesel, benzina o gas.
Del resto, dal 1° gennaio 2019, attraverso la Direttiva Europea 2014/55/UE in materia di fatturazione elettronica e recupero IVA, è stato reso obbligatorio il pagamento in modalità elettronica da parte dei dipendenti, compresa l’eliminazione della vecchia scheda carburante. Inoltre, la normativa impone la registrazione dei dati relativi all’utente che ne usufruisce, così come quelli del benzinaio che eroga il servizio di rifornimento.
Nel caso in cui i dipendenti non utilizzino questa modalità di pagamento tracciabile e sicuro, sarà impossibile per l’azienda in questione detrarre l’IVA per le spese aziendali.
Quali sono i principali vantaggi della carta carburante aziendale?
- Il principale vantaggio, emerso fin da subito, è rappresentato dal fatto che il dipendente non deve anticipare nessun importo. Al contrario, utilizzando la carta carburante aziendale, il pagamento viene addebitato direttamente all’impresa di trasporto.
- Altro grande beneficio è sicuramente quello di avere una soluzione più sicura per tutti, attraverso pagamenti sempre tracciabili e monitorabili in tempo reale.
- Le carte carburante elettroniche sono rese disponibili da tantissime società di distribuzione carburante, a partire dalla scheda carburante Eni – tra quelle più utilizzate -, la carta Q8, IP e così via.
Tra l’altro, questo tipo di carte, persino in versione virtuale, possono essere sfruttate anche dai liberi professionisti. Basta collegarle all’IBAN aziendale, così da tracciare le spese con facilità e precisione. In questo caso, la carta carburante per partita IVA potrebbe essere una carta prepagata ricaricabile. Tuttavia, questa tipologia specifica non permette un tracciamento ottimale dei pagamenti. Con un IBAN associato, invece, le funzionalità sfruttabili sono maggiori e l’intero servizio è sicuro e digitalizzato.
E le aziende di trasporto? Una volta che il dipendente effettua il pagamento nella stazione di riferimento, cosa succede?
Le aziende di autotrasporti ricevono automaticamente una mail con la fattura elettronica riguardante la transazione appena avvenuta attraverso specifica carta carburante.
In ogni caso, è importante specificare che le schede carburante elettroniche possono essere utilizzate non solo per i rifornimenti del camion, ma anche per:
- Interventi di manutenzione straordinaria
- Pagare pedaggi autostradali
- Lavaggio del mezzo
Tutto questo, ovviamente, previo accordo con l’impresa.
Ricapitolando.
A partire dal 1° gennaio 2019, la scheda carburante cartacea è stata abolita, in favore della carta carburante elettronica, divenuta invece obbligatoria. Di conseguenza, gli operatori del trasporto, dipendenti o con P.IVA, devono utilizzare esclusivamente carte di credito, di debito o prepagate.
Qualora questo non avvenisse, la legge prevede delle sanzioni – anche salate – a carico dell’azienda o del dipendente coinvolto.
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